Записки финансиста

Документооборот при работе с клиентом на аутсорсе

Внедрение управленческого учета - это не только контроль за производственным процессом, но и эффективное управление документооборотом. Качественный документооборот играет важную роль в обеспечении ясности в работе для заказчика и гарантии исполнителю всех оплат.

Что необходимо учесть при работе с клиентом на аутсорсе:

Подготовка к заключению договора:
  • Коммерческое предложение должно содержать краткое и подробное описание работ, будущее техническое задание к договору и конечный результат для заказчика с указанием стоимости работ.
Составление договора и технического задания:
  • Важно закрепить условия сотрудничества в договоре и детально описать требования в техническом задании.
Пилотный проект для больших проектов:
  • Предложение пилотного проекта заказчику поможет более точно оценить соответствие его требований встроенным алгоритмам программы и внести необходимые корректировки до заключения основного договора.
Промежуточные отчеты и акты:
  • Для длительных проектов рекомендуется ежемесячно подписывать акты выполненных работ на основе отчетов о проделанной работе.
  • Отчет о проделанной работе содержит информацию о выполненных работах, проценте их завершенности, оценке бюджета, суммах актов выполненных работ, а также журнале рисков и проблем по проекту.
Максимальная прозрачность для заказчика:
  • Дополнительно к отчетам предоставляется запись видео, где подробно рассказывается о выполненных работах.
  • Заказчику также предоставляются все файлы Excel и доступ к базе 1С УНФ для ознакомления, что обеспечивает прозрачность и доверие к ходу проекта.
Эффективное управление документооборотом и максимальная прозрачность взаимодействия с клиентом являются важными аспектами успешной работы на аутсорсе. Правильная организация процессов позволяет избежать недоразумений и обеспечивает эффективное выполнение поставленных задач.
2024-04-02 18:18