Нарисую вам гипотетическую схему воровства в онлайн-школе
Представьте себе учёт в электронных таблицах (google, excel) в онлайн-школе
Ученик оставляет заявку на обучение
Далее его добавляют на обучающую площадку (вроде как после оплаты)
Но единой базы учета нет. Есть разрозненные таблицы. Заявки сами по себе, оплаты сами по себе, банковская выписки сама по себе. Каждая оплата не привязывается к ученику в единой базе учёта со ссылкой на банковскую выписку. Есть отдельные таблицы с заявками, отдельные таблицы по доступам и оплатам. А вот взаимоувязки реальных финансовых потоков с ФИО ученика нет. ОДДС собирается котловым методом в google или excel.
При этом тот, кто администрирует обучающую площадку, имеет власть открыть доступ и закрыть его. Получил на свою карту оплату со скидкой 50%, открыл доступ
Ещё раз
На обучающей площадке невозможно проверить должен ученик денег компании или нет. Потому что галочка оплаты на обучающей площадке - не доказательство того, что деньги дошли до кассы/счета компании. Ведь нет привязки банковской выписки к конкретной ФИО ученика. Чтобы это выяснить, нужно поднимать банковские выписки.
Как лечится эта схема хищений?
Внедряем учётную программу на базе двойной записи
Загружаем туда регулярно все финансовые потоки: со всех ИП, ООО, с управленческой организации
Каждую оплату привязываем к конкретному контрагенту (в том числе к ученику). При формировании такой операции программа автоматически формирует кредиторскую задолженность перед покупателем, ведь услуга ещё не оказана
Настраиваем синхронизацию с обучающей площадкой
В базу подтягиваются автоматически все ученики с активными доступами
Мы сразу видим, по кому в программе есть оплата, по кому нет
Наводим порядок во взаиморасчетах, вычисляем зайцев, а главное появляется шанс вычислить канал утечки