Вопрос сбора первички ну очень болезненный. И, чем ниже уровень развития финансовой системы бизнеса, тем хуже с этим вопросом.
Рыба гниёт с головы.
Если мы хотим навести порядок в финансах, то собственнику следует начать с порядка в своей голове.
Однако это отдельная тема.
А сейчас я хочу поговорить о технической части вопроса по сбору первички
Но для начала объясню, зачем я поднимаю эту тему
Проблем отсутствия управленческой отчётности в бизнесе несколько:
0) Собственник не вовлекается или даже наоборот мешает внедрению управленческого учёта
Это про "рыба гниёт с головы"
1) В компании нет человека, который знает, что делать для достижения результата
Другими словами, на лицо провал в методологии учёта
2) Вторая причина, это отсутствие в компании человека, который может реализовать то, что надо сделать, то есть умеет работать руками
На лицо провал в технической части
3) Третья причина: все знаем, все умеем, а первичный учёт не организован
А из чего собирать отчётность? Или вы думаете финансист вам нарисует цифры? Хотя я видела как рисуют...
4) Сотрудники, оказывающие влияние на процесс учёта, не заинтересованы в его внедрении
Итак, вернёмся к первичному учёту.
Я здесь не буду затрагивать ситуации, когда все всё знают и понимают, но делать не хотят. Им некогда, им сложно, они очень устали. Словом, им не хватает вселенской мотивации. Они ждут, когда озарение настигнет их из космоса и буквально сделает все за них.
Я здесь пишу о ситуации, когда есть задача и есть заинтересованные люди, которые хотят решить проблему.
Итак, как эффективно собрать информацию, чтобы потом эффективно собрать отчётность
1) Если операций много, а основания платежей не всегда легко вспоминаются, то собирать такую информацию необходимо день в день со всех ответственных лиц, кто "приложил руку" к уменьшению остатка денег
2) Собирать информацию можно через:
• запрос банковских выписок
• чат-боты
• ручную фиксацию на бумажных носителях
• чаты в мессенджерах
• мобильные приложения к учетным системам
• Excel или Google таблицы
Поделитесь в комментариях, какие ещё варианты сбора первички вы знаете?
В каждом отдельном случае будет свой эффективный вариант работы.
3) Конечно проблему учета вызывают в основном серые операции. Они часто проходят через серую наличку, через карты физических лиц. Остаток денежных средств отследить бывает очень сложно. Особенно, если операции по картам физлиц переплетаются с личными расходами и приходами денег. А ещё хуже, если выписку по таким картам не предоставляют. Все держится на доверии.
И ещё хуже, если собственник разрешает принимать оплаты от покупателей на карты своих родственников. Часто бывает, что с таких родственников невозможно ничего истребовать, предъявить претензию о недостаче и т.д.
В общем, кумавство хуже открытого воровства.
Поэтому необходимо организовать ежедневный учёт всех операций
Получать доступ ко всем выпискам, где проходят финансовые операции бизнеса
Физически отделить личные операции владельцев карт от "бизнесовых операций"
Стучать по шапке тем, кто вовремя не предоставляет данные
Это минимальные правила в организации качественного управленческого первичного учёта. Хотя этим они далеко не ограничиваются.
За пунктами 1 и 2 приходите на 9-й поток курса "Управленческий учёт: от хаоса в учёте к системе трёх отчётов в Excel"
3 сентября начинается обучение.
15 августа стартуют продажи.
Продажи откроются среди заявок, оставленных заранее. Количество мест ограничено.