Записки финансиста

Почему внутренняя автоматизация не всегда работает. Взгляд на ошибки бизнеса

Многие компании полагаются на собственных бухгалтеров, финансистов и программистов для автоматизации бизнес-процессов. На первый взгляд это кажется логичным: у каждого сотрудника есть свой участок работы, который он знает досконально. Однако, автоматизация — это не только настройка рутинных задач, это комплексный процесс, охватывающий всю картину бизнеса. Именно здесь возникает распространенная ошибка.

Проблема узкого фокуса сотрудников

Бухгалтер, финансист и программист, даже если они хорошо знают свою сферу, не всегда могут видеть бизнес в целом. Основной их фокус направлен на выполнение своих непосредственных обязанностей. Бухгалтер заботится о корректном учете операций, финансист — о том, чтобы расчеты были точными, а программист настраивает программу под запросы.
Но это ведет к ошибке: автоматизация превращается в набор разрозненных действий, которые не дают целостной картины бизнеса. Каждый сотрудник «тянет одеяло на себя», пытаясь автоматизировать свою рутину, не задумываясь о том, как это повлияет на общую систему учета и управленческих отчетов.

Автоматизация операционных задач и бизнеса — разные вещи

Часто автоматизация в компании ограничивается только тем, что сотрудники делают свое дело «как-нибудь». Они могут заполнить справочники в программе, ориентируясь не на структуру работы компании, а на то, что «под руку попалось». В результате, аналитика строится на неупорядоченных данных, а отчетность оказывается не связана с реальными процессами. Видеоуроки на YouTube и обучение «на ходу» также не могут заменить системного подхода.
Такой процесс может длиться годами, и в итоге руководитель бизнеса сталкивается с тем, что отчеты, полученные из программы, не дают целостной картины. Проблемы в учете накапливаются, и в результате владелец бизнеса остается с неэффективной автоматизацией и несвязанными между собой отчетами.

Что нужно для успешной автоматизации?

Чтобы автоматизировать бизнес целостно, необходимо не просто автоматизировать рутинные задачи каждого сотрудника, а видеть общую архитектуру управленческого учета. Это требует гораздо более глубоких знаний и опыта, чем может предоставить стандартный набор компетенций бухгалтера или программиста.
Для успешной автоматизации важны следующие аспекты:
  1. Понимание архитектуры управленческого учета
  2. Автоматизация должна строиться на понимании структуры бизнеса. Это требует не только знания операционных задач, но и умения связать их с финансовыми показателями.
  3. Знание алгоритмов программы и их ограничений
  4. Недостаточно просто «научиться» работать в программе. Важно знать, как работают алгоритмы, какие у них есть ограничения и какие подходы дадут наилучший результат.
  5. Системный подход
  6. Для автоматизации нужен целостный план. Это значит, что нельзя использовать метод «научного тыка» при ведении учета. Необходимо заранее продумать, какие справочники и данные будут использоваться, как они будут влиять на отчетность и как это поможет достичь общих целей бизнеса.
  7. Практический опыт в настройке систем
  8. Не всегда требуется доработка программного продукта. Если специалист обладает достаточным опытом, он может настроить программу так, чтобы она выдавала целостную картину без лишних вмешательств.
Автоматизация бизнеса — это сложный и многослойный процесс, требующий системного подхода и глубокого понимания всех бизнес-процессов. Простой автоматизации рутинных задач сотрудников недостаточно для создания эффективной системы управленческого учета.
Если вы хотите, чтобы автоматизация принесла реальную пользу бизнесу и помогла увеличить прибыль, стоит рассмотреть сотрудничество с профессионалами, которые смогут предложить решение для автоматизации не отдельных задач, а всего бизнеса в целом.
Много полезных материалов вы найдете на нашем телеграм-канале.