Статьи

Оптимизация рабочих процессов с Excel

В условиях кризиса, конкуренции верным путем развития для юридических лиц становится оптимизация деятельности. Для решения этой задачи используются разные способы. Один из них – использование программных продуктов, с помощью которых можно сократить затраты времени на проведение рутинной работы. Выжать максимум прибыли из доступных активов позволяет графический редактор Эксель, который используется несколько десятилетий. Он входит в пакетное приложение, поэтому способен интегрироваться с другими разработками. Это облегчает использование.<


Оптимизация рабочих процессов с Excel связана с упрощением управленческих решений. Для этого применяются на практике методы математического моделирования. Практические задачи, с которыми каждый день сталкивается руководитель, решает MS Excel:

  • составление отчетов;
  • автоматические расчеты посредством встроенных формул;
  • заполнение таблиц для ведения заработной платы сотрудников;
  • составление плана бюджета;
  • контролирование расходов и доходов.

С помощью представленного программного продукта решаются локальные задачи предприятия любого масштаба. Например, можно оптимизировать документооборот. Информация посредством нажатия мыши и выбора команд копируется, меняется, переносится в другие приложения. Автоматическое заполнение табличных документов экономит время сотрудников, так как быстрее проводятся рутинные операции. Дополнительно можно обеспечить доступ к документу сразу нескольким пользователям, что позволяет наладить «диалог» между представителями разных филиалов, офисов или подразделений. Сформированный документ отправляется по локальной сети непосредственно с программной среды, поэтому не нужно скачивать и устанавливать дополнительные приложения.


Лайфхаки с Эксель позволяют быстро работать с массивом данных, анализировать сведения, составлять диаграммы. Это помогает анализировать результаты работы по выбранному направлению. Можно выделить ниши, деятельность в которых приносит наибольшую прибыль. Также на основании диаграмм анализируется результативность труда как отдельного сотрудника, так и целых подразделений. После анализа составляет прогноз будущих периодов, разрабатываются планы бюджетирования, финансовые документы. Программа ускоряет бизнес-процессы. Не нужно использовать калькулятор, так как есть встроенные функции.


Если вы работаете с иностранными компаниями или партнерами, то в таблицу можно перенести актуальный курс валют. Он всегда будет перед глазами, поэтому не придется делать copy-paste с финансовых сайтов.



Как использовать сводные таблицы и прокрутку страниц?


Эксель становится универсальным инструментом, который используется для решения задач. Одно из направлений – подготовка презентаций. Они используются при проведении совещаний между акционерами, при встрече с деловыми партнерами и инвесторами. Во время презентации удобно, если на экране демонстрируется несколько объектов. Таблица, состоящая из сотни пунктов, займет всю область просмотра. Чтобы не тратить время при встрече на переключение между страницами, добавьте для строк дополнительные полосы прокрутки. Это уменьшит документ, строки расположатся в зафиксированном диапазоне. Рядом можно разместить дополнительные элементы:

  • графики;
  • диаграммы;
  • изображения.

Это делает презентацию информативной. Программное приложение также дает доступ к сводным диаграммам, которые отличаются динамичностью. Можно корректировать сведения в привязанных таблицах, после чего также меняется графическое изображение.



Как составлять прогнозы?


Оптимизировать бизнес-процессы позволяет прогнозирование. Прогнозы составляются на разный отрезок времени – месяц, квартал или год. За основу берутся данные анализа за прошедший период, что позволяет смоделировать тенденции в будущем. Это позволит руководителю или владельцу компании понять, как изменятся важные показатели через определенный промежуток времени. Такой подход помогает сократить риски наступления банкротства, исключить уменьшение прибыли.


Функции прогнозирования будут полезны как собственникам фирм, так и управленцам нижнего уровня, маркетологам, финансовым менеджерам. С помощью сведений, которые хранятся в таблицах, составляются финальные прогнозы. Во внимание стоит принимать сезонность трендов, уровень активности. Все это в комплексе влияет на динамику показателей. Сотрудники отдела продаж может составить план на несколько месяцев. С помощью графического редактора отслеживается динамика продаж, поэтому составляется прогноз на следующий период.


На основании подготовленного отчета можно предварительно узнать, какой получит компания доход. На основании этого планируются расходы на закупку нового оборудования, оплату курсов для сотрудников, рекламные кампании. Есть представление о том, сколько можно потратить средств на развитие бизнеса, какой будет чистая прибыль. Посредством составления прогнозов сводится к минимуму вероятность банкротства. Это важно в большей степени для представителей малого и среднего бизнеса. В период экономического кризиса, конкуренции такие объекты находятся в зоне повышенного риска.



Заключение


Собственники бизнеса стремятся увеличить прибыль, сократить текущие затраты без ущерба для качества выпускаемых товаров или оказываемых услуг. Чтобы получить на выходе оптимальные показатели, нужно использовать приложение Эксель. Встроенные формулы автоматические рассчитывают цены, заработную плату, расходы, доходы. Для работы с приложением не требуется экономическое образование. Если развито логическое мышление, то можно разобраться в функциях. Углубить знания позволит обучение на специальных курсах, которые проводятся в режиме онлайн. Без привязки к конкретному месту, без отрыва от работы можно пройти подготовку. Это позволит пользоваться доступными опциями по максимуму на профессиональном уровне.

Made on
Tilda