Бюджетирование – понятие при хозяйственной деятельности, с которым знакомятся как частные предприниматели, так и руководящий состав предприятий. Это необходимо для управления денежными потоками, планирования распределения денег с учетом экономических показателей, внешних факторов. Это функция составляет основу функционирования любого хозяйствующего объекта, независимо от масштаба, оборота средств и прочих моментов.
Бюджетирование представляет собой процесс управления бюджетом организации на протяжении всего периода работы. Он проводится в несколько этапов:
- формирование итоговых смет по результатам детального анализа;
- распределение бюджетных денег;
- корректировка показателей с учетом изменений.
Бюджет формируется на основании доходов, расходов. Нужно поддерживать баланс между этими показателями, чтобы в период экономического кризиса исключить банкротство, избежать роста задолженности перед кредиторами, партнерами, инвесторами. Поддерживая баланс, обеспечиваются условия для успешной работы представителей малого, среднего и крупного бизнеса. Для этого формируется отдел или выделяется сотрудник, несущий ответственность за своевременное выполнение работы. Для экономии можно оформить договор с аутсорсинговой компанией, сотрудники которой будут составлять бюджет.
Бюджетирование - это широкое понятие, которое затрагивает крупные фирмы, физических лиц. Чтобы получать чистую прибыль, нужно уметь управлять денежными потоками. Эффективность этого процесса непосредственно влияет на формирование свободных денег, которыми можно распоряжаться в интересах бизнеса без ущерба для будущего. Речь идет о запуске рекламных кампаний, о расширении рабочих мест, о наращивании объемов производства. Такие деньги идут на модернизацию производственной базы (приобретение нового оборудования для производственного цеха, офиса), покупку новых компьютеров, серверных устройств.
Какие задачи решаются посредством бюджетирования?
При реализации этого процесса на практике выполняются следующие цели:
- оценка состояния организации;
- разработка плана для дальнейшего развития;
- подготовка мероприятий для сокращения текущих расходов, оптимизации бизнес-процессов с целью повышения прибыли;
- использование доступных ресурсов, активов фирмы;
- изучение инвестиционной деятельности.
В торговле, при оказании услуг важно держать «руку на пульсе», так как отмечается конкуренция. Руководители, собственники бизнеса, уполномоченные лица должны оценивать результаты предпринятых действий. Для этого изучаются данные по приходу и расходу, обозначается чистая прибыль. При необходимости проводится корректировка. На основе показателей, характеризующих текущую деятельность, подготавливается план. Он проходит утверждение. Такие действия помогают сэкономить средства, обеспечит грамотное распределение. Создаются условия для использования активов, чтобы они приносили большую прибыль, а издержки были на минимуме.
Также бюджетирование помогает детальнее изучить инвестиционную деятельность. Это сфера должна внедряться по мере наращивания бизнеса, так как выгодное вложения обеспечивают дополнительный источник. Только при составлении плана бюджета можно разрабатывать новые проекты, оценивать результат их реализации. Эта входит в обязанности менеджеров. Посредством бюджетирования они могут обосновать целесообразность внедрения того или иного проекта. Для этого проводятся встречи с демонстрацией для инвесторов, партнеров, акционеров и прочих заинтересованных лиц.
На основании бюджетного плана укрепляется общая дисциплина на предприятии. Нужно исключить вероятность мошенничества, поэтому обеспечивается координация всех уровней фирмы. Это улучшает результаты, помогает сократить текущие расходы, направить свободные активы на воплощение перспективных проектов. Это актуально для представителей малого и среднего бизнеса, которые уязвимы в период кризиса.
Также на практике решается еще одна важная задача – мотивирование персонала в достижении поставленных результатов. Периодически обновляются цели, разрабатывается комплекс процедур для их воплощения. Но без усилий сотрудников не добиться ничего, поэтому нужно мотивировать – премии, поощрения, дополнительные отпуска, 13 зарплата. Перечень целей, которые достигаются на практике, достаточно большой, поэтому эта процедура имеет важное значение в современной бизнес-среде. Если не использовать ее, то можно понести убытки, не воспользоваться всеми доступными возможностями.
Кто должен заниматься бюджетированием?
Проводить процедуру целесообразно как на предприятии, так и в частном предпринимательстве. В первом случае организуется целый отдел, сотрудники которого поэтапно подготавливаются проекты. Деятельность такого отдела координируется со стороны руководства. Если речь идет о небольшой фирме с небольшой численностью штата, то составлением отчетов занимается начальник. Выгодное решение – перевести обслуживание на аутсорсинг. В этом случае задачи выполняют сотрудники сторонней компании. Заказчику не нужно искать исполнителя, нанимать его на работу, организовывать место. Сокращение расходов наблюдается по причине того, что не выделяются средства на приобретение серверов и компьютеров, на обучение.
Поскольку бюджетирование - это многоступенчатый процесс, то выполнять его должны обученные люди. Не должно быть ошибок, которые исказят данные. В противном случае нельзя оценить эффективность работы, что скажется негативно на подготовке прогнозов. Компания становится уязвимой. Если нет собственного персонала, то лучше заручиться поддержкой опытного исполнителя со стороны. Расходы окупятся, так как подготовка бюджета сокращает расходы.
Как формируется бюджет организации?
Бюджет хозяйствующего объекта формируется как сумма доходов и расходов. Это статьи баланса, которые учитываются при подготовке прогнозов, отчетов, при заполнении деклараций для налоговой инспекции. Периодически отчетность демонстрируется во время деловых встреч, при обращении к кредитам для получения займа. Но есть и другие разделы бюджета, перечень которых зависит от размера фирмы, опыта. Выделять 2 вида бюджета:
- операционный;
- финансовый.
Первый вариант включает доход от производства, от реализации товаров, услуг. Также менеджеры или иные уполномоченные лица учитываются затраты на:
- покупку сырья;
- выплату заработной платы;
- оплату налоговых начислений;
- амортизацию.
Во втором случае отмечается сложная структура, которая формируется на базе производственных процессов. Учитываются отчеты о финансовых итогах, о перемещении денежных средств, бухгалтерский баланс. Формировать бюджет нужно снизу вверх, собирая сведения от нижних уровней до руководства. Из каждого подразделения передается информация, которая используется для корректировки работы, составления прогнозов, оценки результатов.
На практике используется объединенный метод, при котором данные поступают от руководителей, но во внимание также принимается мнение линейного персонала. Если выявляются несоответствия, то они решаются общими усилиями.
Общая схема разработки бюджетного плана
При составлении бюджета организации учитывается специфика работы, масштаб и прочие факторы. Но есть общая схема, которую можно взять за основу при подготовке плана:
- изучение спроса на реализуемые товары, услуги;
- учет коммерческих расходов;
- формирование бюджета производственного процесса;
- распределение средств на решение управленческих задач.
Важным шагом становится изучение спроса, для чего проводятся маркетинговые исследования. После этого определяется дальнейшая деятельность. Принимать во внимание необходимо занимаемую нишу, географическое расположение объекта, возраст целевой аудитории. Также не должны остаться в стороне сезонные факторы, которые меняют общую картину.
При подготовке бюджета нужно учитывать коммерческие расходы – затраты на продвижение торговой марки. Средства идет на подготовку и запуск рекламной кампании, с помощью которой повышается узнаваемость бренда. Параллельно с этим расширяется клиентская база, что влечет увеличение продаж. На этом этапе подбирается наиболее эффективная маркетинговая модель, изучаются типы поведения покупателей.
Внимание на третьем этапе уделяется технической базе – оборудованию, мощности. Если отмечается износ установок, то проводится замена техники, обновление для повышения качества товара, сокращения издержек на выпуск и формирование конкурентной цены. Модернизация не должна негативно отражаться на свойствах готовых изделий или оказываемых услуг, так как это негативно отразится на репутации.
Бюджетные средства идут на управленческие расходы:
- оплата коммунальных услуг;
- оборудование рабочих мест для персонала;
- вознаграждение операторов связи.
Затем по всем статьям баланса формируются отчеты на основании текущих показателей. Внимание уделяется слабым местам предприятия, чтобы исключить вытекающие проблемы, кризисные ситуации, возможность банкротства. На основании прогнозов распределяются активы. Этот процесс формирует процесс функционирования фирмы. Важно при бюджетировании сравнить показатели на текущий момент и данные, полученные в предыдущем периоде. Так можно судить о результате проделанной работы.