Важные организационные моменты, которые я рекомендую внедрить в своей частной практике / консалтинговой компании, при работе с клиентами:
таблица с описанием данных, запрашиваемых у клиента с датой запроса и датой обратной связи (таблица хорошо подсвечивает, сколько времени клиент создает возможные простои на проекте, почему могут быть задержки в сдаче проекта)
согласование времени реагирования на запросы клиента (чтобы не было претензий и неоправданных ожиданий со стороны клиента к аутсорсингу)
согласование ответственной стороны по созданию резервных копий баз (по умолчанию за резервные копии отвечает владелец сервера, но это не для всех очевидно, поэтому лучше обозначить этот момент отдельно)
файл с данными по клиенту (доступы в базы данных, основные регламенты работы, ответственные лица с контактами, особые моменты) (файлик помогай-ка на случай обращения к проекту раз в месяц или смене исполнителей)
фото рабочего дня с указанием проектов, ФИО сотрудников и т.д. (расчет себестоимости часа, помощь в защите проделанной работы перед клиентом)
ответственное лицо за проект на стороне клиента (эффект одного окна, ответственное лицо будет дожимать клиента на своей стороне)
регулярное резервное копирование файлов вашего бизнеса (в идеале организовать свой удаленный сервер) (в случае факапа, будет бэкап)
файл со всеми контрольными точками проекта на сопровождении (в случае передачи дел, будет эффективно)