- совокупность правил управленческого учета для конкретного бизнеса (архитектура управленческого учета)
- совокупность средств программного обеспечения
- сочетание выбранных алгоритмов учета на конкретном программном обеспечении
Разберем по порядку
1) Начинать автоматизацию следует с разработки архитектуры самого управленческого учета
Архитектура управленческого учета - это техническое задание, это совокупность правил управленческого учета для конкретного бизнеса, это методология ведения управленческого учета в конкретном бизнесе (регламенты, нормативно-справочная информация, форматы отчетности и т.д.)
Это те самые нюансы и детали, которые позволяют владельцу бизнеса получить отчеты с ответами на свои вопросы.
Нюансы:
- глубина аналитики
- форматы отчетов
- правила разнесения финансовых операций с учетом неспецифических транзакций
2) После того, как разработали архитектуру управленческого учета можно приступить к выбору программного обеспечения.
Это может быть и сочетание нескольких программных продуктов, а также интеграции программных продуктов, их взаимодействие и передача данных из одной учетной программы в другую. Само ведение управленческого учета в идеале размещать в едином поле, чтобы на его базе формировать консолидированные управленческие отчеты. Если источников данных много, то следует использовать ПО на базе двойной записи для консолидации данных.
Выбирать программный продукт для автоматизации управленческого учета необходимо с учетом особенностей разработанной архитектуры управленческого учета.
Когда есть понимание, какие будут правила учета, какая нужна глубина аналитики, как формируются консолидированные управленческие отчеты, то легче выбрать программный продукт. К сожалению, обычный пользователь с большой долей вероятности не справится с этой задачей.
Необходимо выбирать такой программный продукт, который сможет формировать все три управленческих отчета в программе: Отчет о движении денежных средств, Отчет о финансовом результате, Управленческий баланс.
После того, как выбрали пару-тройку вариантов ПО, можно подумать, какой из них справится с поставленной задачей наилучшим образом и не разорит бизнес в процессе его внедрения.
3) Когда выбрали конкретный продукт, необходимо сначала гипотетически переложить все регламенты, НСИ на алгоритмы выбранной программы. Справится? Точно?
Очень часто начинают внедрение на выбранном ПО вслепую, надеясь, что отсутствие архитектуры управленческого учета, нехватку знаний методологии управленческого учета, незнание дорожной карты внедрения автоматизации перекроет программа.
Начинают вносить туда по стандартным алгоритмам финансовые операции, по ходу дела заполняя справочники. Никто программу не контролирует, переходящие задолженности запущены. Потом нажимают на кнопку формирования отчетов, а они показывают ужасную картину: цифры неверны, аналитика примитивная, некоторые алгоритмы использованы неверно, поэтому нужные отчеты в принципе не сформировать правильно. В принципе получают картину хуже, чем была до этого в Excel.
Но время упущено, деньги потрачены. Приходится мириться с той программой, которая есть. Начинают бесконечно её дорабатывать. Но в компании нет человека, кто смотрит на финансы бизнеса системно, кто понимает нюансы консолидации управленческого учета, кто разбирается в технических особенностях конкретного ПО.
Поэтому для того, чтобы не растратить бюджет на автоматизацию и не обречь себя на вечные ненужные доработки с программистами, которые можно было исключить, лучше делать внедрение автоматизации управленческого учета с профессионалами.