Что такое закрытие периода, и зачем оно нужно собственнику бизнеса
Закрытие периода можно отнести к двум моментам:
1)Закрытие периода в учетной программе, которое обеспечивает корректное, полное и достоверное отображение данных, а также блокировку доступа к редактированию старых закрытых периодов
2) В целом закрытие периода как составление конечного пакета управленческой отчётности и презентацию результатов с аналитической запиской руководству
Как можно догадаться, второе не будет качественным без первого.
Тут я хочу сказать сразу, что одна из самых частых ошибок, которую допускают в управленческой отчётности, это внесение корректировок в уже "обсужденные отчёты" с руководством, то есть в старые периоды.
Это приводит к следующим последствиям:
повышает риск подделки отчётности
путает руководство и самого финансиста, так как старые утвержденные цифры вдруг меняются, и мозг перестает уже отслеживать, какая же цифра была верной и окончательной
противоречит всем нормам аудиторской проверки отчётности
Поэтому и нужно закрытие периода.
Оно позволяет зафиксировать некий результат.
А, если вдруг возникает необходимость что-то поправить, то все правки положено вносить новым отчётным периодом с пометкой, что это корректировка.
А как же быть, если руководство требует отчёт до 5-го числа, а бухгалтерия не может закрыть базу так рано (что вполне естественно!)
Для этого можно использовать технику составления "предварительного PL". Другими словами, на коленке. Такой отчёт составляет финансист, исходя из данных факта, статистики и его осведомленности о текущем состоянии дел в бизнесе.
Финансист составляет предварительный Отчёт к 5-му числу месяца, следующего за отчётным.
Когда база закрыта (например, к 20-му числу месяца, следующего за отчетным), финансист заменяет цифры на фактические согласно реальным финансовым операциям.
Таким образом:
Окончательный Отчёт содержит достоверную и точную информацию, а не примерную, собранную на коленке
Руководство получает оперативный Отчёт для принятия управленческих решений максимально быстро к 5-му числу
При этом, если есть расхождения предварительного Отчёта с Фактическим, то финансист кратко описывает цифры и причины того, что не было учтено в предварительном Отчёте. Встречаться для обсуждения и тратить время на это уже не нужно.
Руководитель фиксирует в памяти окончательные цифры и следующий Отчёт начинает смотреть с того, что проверяет накопительным итогом цифры за предудщие периоды: бьются они или нет с предыдущим Отчетом. Это позволяет быстро проверить вносили корректировки задним числом или нет