Успешность бизнеса зависит от ряда факторов. Одним из них считается бюджетирование. Оно необходимо для всех организаций, но для представителей малого и среднего оно важно вдвойне, В условиях кризисной ситуации необходимость планирования бюджета возрастает, так как это сокращает вероятность банкротства, роста задолженности перед контрагентами – кредиторами, инвесторами и партнерами.
Бюджетирование представляет важный процесс финансовой подсистемы управления на предприятия. Особое внимание этому моменту уделяется в условиях кризиса, макроэкономической нестабильности. Невозможно идти к поставленным целям, добиваться успехом без планирования деятельности. Все последующие действия будут запоздалыми. Руководство будет реагировать на изменение текущей ситуации, что актуально для стабильного периода, но при упадке экономики может привести к убыткам. Нужно подготовиться к любой непредвиденной ситуации, чтобы организация успешно функционировала, не испытывала кассовых разрывов, финансовых проблем.
Бюджетирование и бизнес - это два неразрывных понятия. Это инструмент финансового планирования, с помощью которого на практике решаются следующие задачи:
- формирование плановых показателей на определенный отрезок времени – месяц, квартал, год;
- обеспечение взаимосвязи между бюджетами;
- разделение должностных обязанностей;
- контроль реализации планов с помощью план-факторного анализа.
Для чего нужно бюджетирование в условиях кризиса? С помощью этого инструмента составляет план показателей на год по всем направлениям деятельности. Бюджетная структура различается, так как зависит от особенностей конкретного бизнеса. Помимо расходов и доходов, перемещения денежных средств, прогнозного баланса могут учитываться такие показатели, как:
- сметы на продажи;
- сумма денег на изготовления товаров;
- расходы на амортизацию;
- налоговые отчисления;
- отдельные проекты.
Бюджетирование обеспечивает взаимную связь между различными бюджетами. Филиалы одной фирмы функционируют согласно общему плану для достижения поставленных целей. Ни один отдел не предпринимает действий, которые бы противоречили общему плану. Благодаря этому, также разделяется ответственность – каждая штатная единица занята своим делом, поэтому не приходится выполнять чужие поручения. Это улучшает показатели действий персонала, сокращает затраты временных и трудовых ресурсов для выполнения поставленных задач.
Еще одна задача, которая решается на практике, это контроль выполнения бюджетных планов. Для этого исследуется определенный отрезок времени. Затем сотрудники берут реальные данные и сравнивают их с фактическими сведениями за установленный период. Смотрят, есть ли расхождения. Такое мероприятие определяет бизнес-процессы, которые в ближайшее время нужно оптимизировать, чтобы улучшить показатели:
чистой прибыли;
результатов труда;
трудозатрат на выполнение отдельных операций.
В чем различие между бюджетированием и финансовым планом?
Эти два понятия часто путаются, но они имеют отличия. Финплан представляет собой руководство к действию – реализация определенного объема товаров за установленный отрезок времени. Бюджетирование не считается финансовым планом. Это нормативный документ, посредством которого устанавливаются лимиты для всех структурных подразделений предприятия. Это касается таких статей, как чистая прибыль, так и расходы по всем статьям. Любая организация должна подстраховаться, запланировав расходы на доступном уровне, даже если финансовые планы не будет реализованы по причине экономического кризиса или прочих факторов.
Бюджет представляет собой рамочный документ, который на деле диктует лимиты по зарабатыванию доходов, по распределению бюджетных средств. Должен соблюдаться баланс между этими показателями, чтобы обеспечивалось поступление прибыли. Должно быть четкое понимание, что средства, запланированные для трат, нужно как-то заработать либо взять в кредит в банке, в МФО. При планировании предпринимательской деятельности не стоит полагаться на волю случая, так как такая работа сопряжена с высокими рисками формирования задолженности. Это актуально для представителей как малого, так и среднего бизнеса.
Значимость бюджетирования в малом бизнесе
Для небольших организаций бюджет это основной показатель, который позволяет поддерживать адекватность во внешней среде. Прогнозируются кассовые разрывы, когда одновременно нужно погасить крупный кредит, выдержать сезонный спад продаж. В такой период хозяйствующие субъекты наиболее уязвимы. Если не проводить бюджетирование, то деятельность может не принести прогнозируемую прибыль. Привести к ситуации банкротства. Чтобы минимизировать риски, нужен бюджет – соблюдение баланса между размеров дохода и расходами.
Бюджет также упорядочивает расходы. Руководящий состав предприятия решает, какую сумму можно потратить за установленный отрезок времени. Это решение утверждается нормативным документом, который имеет юридическую силу. Это исключает в будущем спонтанные расходы. Проводится предварительное информирование сотрудников, руководящего состава относительно расходных статей, чтобы сохранить активы для важных целей.
Посредством разработки бюджетного плана поддерживается адекватная финансовая политика. Наличие свободных средств позволяет:
- упорядочить ценовую политику;
- контролировать обязательства перед инвесторами, кредиторами и партнерами;
- предоставление отсрочек платежей;
- рассчитать рентабельность.
Основа бюджетирования
Правовые аспекты контролируются, регулируются с помощью Бюджетного Кодекса Российской Федерации. Прописаны базовые моменты составления бюджетного плана в организации, показатели системного бюджета. Это инструмент финансового планирования при грамотном использовании помогает обходить кризисные ситуации. Основу составляют такие важные показатели, как:
- доходы;
- расходы;
- дефицит бюджета.
Первый вариант – совокупность показателей прихода средств, в том числе выручки от продаж, иной реализации, например, при оказании услуг. Учитываются внереализационные доходы. Во внимание также принимаются деньги, которые выделяются на реализацию определенных в стратегическом плане целей. Речь идет о субсидиях, дотациях, субвенциях. Финансисты при бюджетировании учитывают коммерческие и управленческие расходы, выплаты по кредитам, налоговые отчисления, взносы в государственный бюджет. Это обязательные платежи, при неуплате которых предусматриваются различные наказания, например, штрафные санкции.
Если второй показатель больше первого, то наблюдается дефицит. Чтобы исключить подобную ситуацию, нужно контролировать движение денежных средств, своевременно составлять отчеты, использовать программы для автоматизации управления. Пример – 1С. Эта платформа собирает все сведения в одной базе, формирует отчеты, на основании которых принимаются управленческие решения. Если возник дефицит, то корректируется ситуация – реализуется комплекс мероприятий, направленных на ограничение расходов – секвестр.
Может также образоваться профицит – показатель, указывающий на увеличение запланированной чистой прибыли над расходами. Это положительная динамика, распространенный случай.
Какие требования предъявляются к организации процесса бюджетирования?
При рассмотрении этого вопроса учитываются данные, собранные со всех подразделений, филиалов. Вырисовывается общая картина. При разработке общего плана за основу берется Положение о финансовой структуре предприятия. Это правовая основа, помогающая соблюдать требования действующего законодательства. Это исключит непредвиденные расходы и штрафные санкции в будущем.
Важный момент – методическое обеспечение процесса, принятие системы. Это реализуется посредством создания группы сотрудников, ответственных за выполнение работы. Они распределяют полномочия, организовывают контроль за выполнением плановых предписаний. На многоструктурных предприятиях применяются специализированные системы, которые подготавливают централизованный финплан, учитывая показатели каждого подразделения.
Циклы подготовки бюджетного плана
Эта процедура представляет собой цикличные действия, которые повторяются с установленной периодичностью, установленной в рамках определенной компании. Нужно придерживаться четкой периодичности и последовательности. Это исключает путаницу, позволяет контролировать динамику, налаживать производственный процесс. Итогом манипуляций становится рост прибыли. Это цель хозяйствующего субъекта, независимо от формы собственности. Размера оборотных средств и активом. В условиях конкуренции шансы на получение дохода даже в условиях кризиса выше у тех структур, которые придерживаются плана.
Условно бюджетирование разбивается на следующие циклы:
- планирование;
- реализация;
- завершение.
На начальном этапе оценивается опытными сотрудниками состояние дел, подготавливается план с указанием дат выполнения корректировок. Также принимаются во внимание риски, а затем выделяются стороны для дальнейшего развития объекта. На этом же этапе пишется перечень целей, которые должны достичь фирма в течение 1-2 или более месяцев. Временные рамки определяются руководящим или уполномоченным составом предприятия.
Цикл реализации способствует продвижению запланированного, если следовать предоставленной документации. Нужно обеспечивать непрерывный контроль, чтобы «держать руку на пульсе». Только при выполнении этого условия оперативно выполняются корректирующие действия – устраняются слабые места, приводящие к потере прибыли. Мониторинг необходим для реагирования в случае незапланированных результатов, при сокращении результативности завода. Опытные финансисты рекомендуют следить за всеми факторами, которые оказывают прямое или косвенное влияние на итог.
Для удобства, экономии времени рекомендуется большую смету разделить на несколько небольших. Так можно быстрее определить проблему, которая ведет к истощению финансовых потоков. Если убрать преграды, то быстрее нормализуется ситуация. На завершающем этапе подводятся итоги приложенных усилий со стороны всех филиалов и подразделений. Анализируются показатели на старте и финише, сравниваются, подводятся итоги. Также важное сравнение фактических и плановых данных. Если между фактом и планом большая разница, то деятельность можно назвать малоэффективной.
Причиной становится часто неправильное составление сметы. В этом случае нужно провести кадровую проверку. Иногда смена сотрудника или перевод бизнеса на аудит становится решением проблемы. Это трудоемкий процесс, который требует анализа большого количества показателей. Сотрудник должен владеть теорией, практическими навыками, чтобы предоставить достоверные сведения на протяжении всего отчетного периода.
Если бюджетное планирование становится сложным процессом, организация не располагает кадровыми единицами для решения этой задачи, то есть смысл в переводе обслуживания на аутсорсинг. В этом случае решением поставленных задач становятся сотрудники сторонней фирмы. Сотрудничество ведется на основании официального договора, который гарантирует выполнение всех обязательств. Не нужно искать сотрудников, организовывать рабочие места. Не придется выделять средства для покупки компьютеров, специального ПО. Аудит на практике экономит время и деньги. Поэтому он набирает популярность в России среди представителей малого и среднего бизнеса.
Бюджетирование реализуется на базе единой правовой базы, но может отличаться с учетом специфики работы конкретного хозяйствующего субъекта. Это процесс, определяющий результативность бизнеса в перспективе.