Оставить заявку на обучение
Как АВТОМАТИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА В 1С УНФ ВЫЯВИЛА ОШИБКУ В РЕНТАБЕЛЬНОСТИ МАРКЕТПЛЕЙСОВ
Кейс о неправильном расчете себестоимости в google-таблицах при торговле на маркетплейсах
Все цифры, использованные в статье, изменены с целью сохранения коммерческой тайны клиента.
С каким запросом пришлА владелИцА бизнеса на консультацию
1
Упорядочить хаос из цифр и бизнес-процессов
Владелица производственной компании, торгующей на маркетплейсах, занимает одну из лидирующих позиций в своей нише. Её задача была подготовить базу для дальнейшего масштабирования. А это означало уйти от электронных таблиц, внедрив полноценную систему учета с детальным контролем производства, склада, денег, продаж.
Цель: оцифровать всё до мельчайших деталей и быть уверенной, что риск неоцифрованных потерь сведен к минимуму.
Цель: оцифровать всё до мельчайших деталей и быть уверенной, что риск неоцифрованных потерь сведен к минимуму.
2
Дьявол в деталях
Компания занимается производством декоративных изделий и торгует ими на маркетплейсах: Вайлдбериз, ЯндексМаркет и Озон. У компании есть прямые расходы на каждый канал продаж и общие расходы бизнеса, которые возникают по определенным условиям. Эти расходы должны распределяться между каналами продаж согласно правилам (для каждой статьи свое правило).
Так как компания быстрорастущая, операций много, сводить это всё в электронных таблицах не хотелось. Нужно было обеспечить точность данных и снизить риск человеческого фактора
Цель: видеть чистую прибыль, каждого маркетплейса с учетом прямых и общих распределяемых расходов.
Так как компания быстрорастущая, операций много, сводить это всё в электронных таблицах не хотелось. Нужно было обеспечить точность данных и снизить риск человеческого фактора
Цель: видеть чистую прибыль, каждого маркетплейса с учетом прямых и общих распределяемых расходов.
3
Платформа для роста
У компании есть ярко выраженная сезонность.
Цель:
Цель:
- уйти от системы планирования оплат кассовым методом по Отчету о движении денежных средств;
- иметь полное представление о финансовом положении бизнеса;
- получить актуальную информацию по возможностям и свободным деньгам в бизнесе;
- получать дивиденды и совершать закупки ТМЦ на склад без кассовых разрывов.
что было до
- ХаосВнедренная 1С УНФ с ошибками, невозможность использовать программу для расчета себестоимости, некорреткная цепочка производства в программе, как результат, постоянные отрицательные остатки, множество разрозненных таблиц, расчет себестоимости в google-таблицах, пробелы в учете, отсутствие единого источника финансовой информации
- НеопределенностьНепонимание реального размера чистой прибыли, в том числе в разрезе маркетплейсов
Непонимание размера нераспределенной прибыли на балансе - Кассовые разрывыНехватка твердой базы для финансового планирования и моделирования, кассовые разрывы в сезон закупок ТМЦ при наличии прибыльной финансовой модели бизнеса
После первой бесплатной консультации я составила подробную дорожную карту по решению основных проблем клиента. Конечно сама владелица бизнеса пришла на консультацию уже с твердым намерением внедрять автоматизацию заново.
На тот момент уже была внедрена 1С: Управление нашей фирмой (внедряли с техническим специалистом), однако после некоторого времени использования программы им пришлось отказаться от нее, потому что там была внедрена некорреткная цепочка производства. Это привело к тому, что себестоимость рассчитывалась некорреткно, в программе постоянно возникали отрицательные остатки. Котловой метод учета затрат (недостаточная детализация) банальная история, о которой я уже даже не рассказываю.
Отличная новость!
Рентабельность чистой прибыли оказалась 12% вместо 7%.
Рентабельность чистой прибыли оказалась 12% вместо 7%.
Выявили ошибку в расчете чистой прибыли
Google-таблицы
В связи с тем, что учет в базе данных был настроен некорректно, компании пришлось считать себестоимость в google-таблицах.
Здесь я хочу отметить, что данный учет у клиента велся очень аккуратно в google-таблицах. Были созданы подробные спецификации на производство каждого изделия. В них старались учитывать даже самый ничтожный расход, потому что на больших объемах он мог стать статистически значимым.
Однако в google-таблицах было невозможно обновлять оперативно среднюю себестоимость ТМЦ (постоянно меняющуюся по закупочным ценам). Также многопередельное производство требовало учета себестоимости в разере полуфабрикатов. А это уже неподъемная ноша для простеньких google-таблиц.
Также несмотря на очень скурпулезный и дотошный подход, все же было выявлено, что себестомость в google-таблицах была завышена. На примере одного периода чистая прибыль оказалась в результате больше на 64%.
Google-таблицы
В связи с тем, что учет в базе данных был настроен некорректно, компании пришлось считать себестоимость в google-таблицах.
Здесь я хочу отметить, что данный учет у клиента велся очень аккуратно в google-таблицах. Были созданы подробные спецификации на производство каждого изделия. В них старались учитывать даже самый ничтожный расход, потому что на больших объемах он мог стать статистически значимым.
Однако в google-таблицах было невозможно обновлять оперативно среднюю себестоимость ТМЦ (постоянно меняющуюся по закупочным ценам). Также многопередельное производство требовало учета себестоимости в разере полуфабрикатов. А это уже неподъемная ноша для простеньких google-таблиц.
Также несмотря на очень скурпулезный и дотошный подход, все же было выявлено, что себестомость в google-таблицах была завышена. На примере одного периода чистая прибыль оказалась в результате больше на 64%.
Как выявили ошибки в расчете себестоимости?
- Произвели аудит спецификаций в google-таблицах: внесли вместе с сотрудниками клиента корректировки в количество, добавили позиции сырья, которые не были учтены, при этом увеличили расход по другим позициям;
- Проработали алгоритмическую цепочку производства через программу. Детально разобрались с процессом производства, этапами производства, полуфабрикатами;
- Отдельно проработали последовательность оформления документов производства, чтобы реальные процессы производства стыковались с учетом в программе, и там не возникали искусственные отрицательные остатки;
- Внесли в программу все спецификации и тестово произвели все издлелия на склад, проверили корректность формирования себестоимости изделия, выявили снова ошибки в спецификациях, снова внесли корректировки (с владелицей бизнеса и ее сотрудником пересчитали расход, добавили недостающие позиции);
- Удалили тестовые спецификации;
- Прогнали производство по одному периоду, сделали отгрузки, сравнили все цифры с Excel;
- Увидели, что себестоимость оказалась ниже, чем считалась в Excel при сборе пакета управленческой отчетности;
- Обрадовались еще больше!
в чем заключалась системность нашего подхода?
1. Мы произвели аудит и систематизацию не только учета производства, а всех бизнес-процессов в детальной аналитике:
-Торговля
-Обучение
3. Внедрили систему трех отчетов без привлечения программистов (программа осталась на обновлениях):
- Продажи
- Себестоимость
- Склад
- Доставка
- Коммерческие расходы
- Административно-управленческие расходы
-Торговля
- ЯндексМаркет
- Вайлдберриз
- Ozon
- Индивидуальные заказы
-Обучение
3. Внедрили систему трех отчетов без привлечения программистов (программа осталась на обновлениях):
- Отчет о прибылях и убытках
- Отчет о движении денежных средств
- Управленческий баланс